12 dicas sobre etiqueta de e-mail

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Na era digital, onde a comunicação instantânea governa nossas vidas e é quase impossível escapar do alcance e fascínio da internet, é fácil encontrar-se recebendo um e-mail, clicando em 'responder', digitando uma resposta rápida e clicando em 'enviar' sem muito pensamento.

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Infelizmente, fazer exatamente isso pode levar a erros embaraçosos que podem ser prejudiciais para seus relacionamentos profissionais e carreira.

O que torna as coisas piores é que o trabalhador de escritório médio gasta 28% de sua semana respondendo e enviando e-mails: com a quantidade de tempo que uma pessoa comum gasta enviando e-mails, é difícil entender por que uma grande parte dos profissionais não sabe o básico da etiqueta de e-mail.



1. Uma linha de assunto clara

Uma das partes mais importantes de um e-mail, se não a parte mais importante do seu e-mail, dependendo do seu trabalho ou para quem você está enviando, é a linha de assunto.

Ao entrar em contato com novos contatos ou clientes, a linha de assunto denotará se uma pessoa abrirá ou não um e-mail. Além disso, você deseja que seu e-mail se destaque em uma caixa de entrada cheia de outros e-mails. Ao lidar com colegas, é melhor sinalizar ao leitor que você está abordando suas preocupações ou problemas de negócios.

2. Cuidado com a 'resposta' que você usa

Ao decidir entre ‘Responder’ ou ‘Responder a todos’, é melhor pensar se a lista de destinatários realmente precisa saber como você está?



É melhor pensar com cuidado se sua resposta realmente precisa ser enviada para todo o grupo ou apenas para o remetente.

3. O uso de saudações profissionais

Ao enviar um e-mail profissional, é melhor evitar saudações com seus amigos.

Apresentar-se com ‘Hey’ ou ‘Yo’ é incrivelmente informal; não é a maneira de se apresentar a um colega ou profissional e é duvidoso que um cliente gostaria de abrir um e-mail de um profissional com uma linguagem tão descontraída.

4. Responder a todos os seus e-mails

Responder a todos os e-mails pode parecer uma tarefa árdua, mas é importante tentar.

Isso pode incluir e-mails enviados acidentalmente para você, apenas para ser gentil, mas também ajuda a construir relacionamentos com colegas ou outros profissionais.

5. O humor pode ser mal interpretado

O humor é ótimo; ajuda a quebrar o gelo ao conhecer novas pessoas ou em situações embaraçosas.



O problema é que ele não tem um lugar, a menos que o destinatário direcionado possa ver suas características faciais ou ouvir o tom de sua voz. Os e-mails são baseados em texto e tenho certeza de que todos nós já nos deparamos com situações ao enviar mensagens de texto para amigos ou familiares, é incrivelmente difícil expressar emoções por texto e esse problema só aumenta dez vezes quando você introduz outros idiomas na mistura.

Em um local de trabalho, especialmente um local de trabalho internacional, é melhor deixar de lado o humor nos e-mails, a menos que você conheça bem o destinatário.

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Veja nossa página em Humor em desenvolvimento para saber mais sobre isso.

6. Pontos de exclamação podem ser uma armadilha

Ao usar pontos de exclamação ou interrogação, tornou-se prática normal para a maioria adicionar mais pontos de exclamação a uma frase.

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Repetir a mesma pontuação apenas reitera o mesmo nível de entusiasmo, sem acrescentar nada ao contexto da conversa. Em alguns casos, também pode fazer com que você pareça imaturo ou pouco profissional; em um ambiente de trabalho, geralmente é o melhor caminho para evitar isso.

Para mais informações, consulte nossa página em Pontuação .

7. Culturas de todo o mundo falam e escrevem de maneira diferente

Culturas ao redor do mundo falam e escrevem de maneiras diferentes, isso pode até incluir o quão pessoal é um e-mail, quão curto e direto é, ou mesmo longo.

Muitos países ocidentais são muito rápidos em ir direto ao ponto, por exemplo, Alemanha ou América, enquanto outros países como o Japão gostam de ser mais pessoais e descobrir mais sobre a pessoa antes de começar a trabalhar.

Veja nossa página em Comunicação intercultural para mais.

8. Use um endereço de e-mail profissional

Isso deve ser óbvio, geralmente, se você trabalhar para uma empresa, terá um endereço de e-mail comercial que geralmente é o seu nome mais o domínio da empresa.

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No entanto, se você trabalha por conta própria ou usa e-mail para assuntos relacionados ao trabalho, é melhor usar endereços genéricos ou seu nome.

9. Evite gírias, emoticons ou textos falados

Em um local de trabalho, um profissional nunca deve usar gírias, atalhos para palavras ou texto-discurso.



O uso deles apenas fará com que você pareça imaturo e pouco profissional e, ao lidar com correspondência relacionada a negócios, é completamente inaceitável.

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10. Opção de alta prioridade

Usar essa opção mais do que o necessário pode ser extremamente irritante, o que se torna um problema quando, no futuro, você tem e-mails de alta prioridade para enviar e as pessoas não levarão seus e-mails a sério.

11. Resumidos, e-mails diretos

As pessoas acham muito difícil ler grandes blocos de texto, especialmente em uma cultura onde tudo o que você deseja está praticamente ao seu alcance.

É uma prática recomendada manter suas mensagens diretas e bem distribuídas quando necessário (os marcadores funcionam perfeitamente). Apenas evite situações em que o destinatário tenha que vasculhar parágrafos de texto para descobrir o que você está tentando perguntar a eles.

12. Verifique se você selecionou o destinatário correto

Algumas empresas têm milhares de funcionários, o que significa que é melhor certificar-se de que você está enviando seu e-mail para a pessoa certa.

Seria lamentável tentar enviar um e-mail a um amigo no trabalho, mas enviá-lo ao seu gerente. É também por isso que é melhor evitar o bate-papo pessoal em e-mails de trabalho: você nunca sabe quando a gerência pode olhar seus e-mails.



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