Habilidades de organização

Veja também: Pensamento estratégico

Quantas vezes você disse a si mesmo _ Eu realmente preciso me organizar? 'E depois não conseguiu? É um problema comum.

A má organização geralmente significa menos produtividade e oportunidades perdidas e pode levar a um aumento da procrastinação e do estresse.

Felizmente, existem algumas coisas simples que você pode fazer que o ajudarão a garantir que você se organize e continue assim. E o que é ainda melhor é que essas habilidades podem ser usadas em casa ou no trabalho e são igualmente úteis em ambos.



Habilidades de organização são realmente uma combinação de Gerenciamento de tempo e Auto-motivação . Mas se isso parece um pouco assustador, provavelmente é melhor considerar a organização em termos de uma série de etapas que você pode seguir.


Habilidades eficazes de organização: sete etapas

1. Seja claro sobre o que você precisa fazer.

Se você é uma daquelas pessoas, como a maioria de nós, que se esforça para lembrar exatamente o que concordou em fazer ou o que gostaria de fazer se tivesse tempo suficiente, mantenha uma lista.

Se uma lista não for suficiente, mantenha várias. Algumas pessoas acham que funcionam melhor com uma única lista, mas outras têm uma lista de tarefas pendentes de longo prazo, complementada por uma lista de tarefas diárias. Outros também têm uma lista de empregos para a semana. É uma questão de preferência usar listas em papel ou eletrônicas.

2. Decida quando você vai fazer isso.

A pesquisa mostra que nossos cérebros estão programados para se preocupar com coisas que não fizemos.

usando recursos visuais em um discurso

É por isso que você acorda no meio da noite em pânico com aquele trabalho que esqueceu. Curiosamente, no entanto, colocar uma tarefa em uma lista de 'tarefas' e, crucialmente, decidir quando você vai fazer parece ser o suficiente para desligar a parte do seu cérebro que preocupa, pelo menos até que você tenha perdido o slot que você identificou.

3. Dê a si mesmo tempo e espaço.

A organização não acontece por acaso. Você precisa se dar tempo para fazer isso.

Reserve um pouco de tempo todos os dias para pensar sobre o que você tem que fazer naquele dia e planeje quando você vai fazer. É melhor fazer isso no início do dia ou no final do dia para o próximo. Se você se desloca de trem, pode achar que sua viagem é o momento ideal para fazer isso, mas se não, basta levar 10 minutos ao chegar ao trabalho, de preferência longe de sua mesa para evitar distrações.

Se você luta para encontrar esse tempo, programe-o em sua agenda. Se sua agenda eletrônica for pública, certifique-se de descrevê-la de uma forma que seus colegas não identifiquem imediatamente como ‘hora que pode ser usada para vir falar com você’. Por exemplo, use iniciais, para que pareça que você tem uma reunião, como ‘DSW’, ou ‘Faça algum trabalho’, e ‘PMD’ ou ‘Planeje meu dia’. Você sabe o que significa, mas ninguém mais saberá. E DEIXE SUA MESA. Vá e sente-se na cantina ou em um canto tranquilo de uma sala de reuniões, para evitar que alguém fale com você ou a tentação de 'apenas verificar seus e-mails'.

como faço para calcular a variação percentual
Veja nossa página: Evitando distrações para dicas e mais informações.

4. Decida o que é importante e o que é urgente.

É uma distinção delicada, mas tudo pode ser separado em urgente ou não e importante ou não.

Algumas coisas são importantes e urgentes. Outros não são. Dê uma olhada na seção Priorização de nosso Gerenciamento de tempo página para obter mais idéias sobre como gerenciar isso.

5. Divida e delegue tarefas.

Divida as tarefas em suas partes componentes e considere se você pode delegar alguma delas.

Você realmente precisa fazer toda a tarefa imediatamente? E você realmente precisa fazer partes deles? Às vezes, pode levar tanto tempo para delegar quanto para fazer a tarefa, especialmente se for relativamente rápido de fazer, mas pode demorar um pouco para explicar. Mas se for relativamente simples de explicar e simples, mas demorado de fazer, é uma tarefa ideal para delegação.

Dê uma olhada em nosso Habilidades de Delegação página para aprender a delegar sem perder o controle. E, sem procrastinar desnecessariamente, considere se você realmente precisa fazer isso hoje, ou se há algo mais importante ou urgente que seria um melhor uso do seu tempo.

6. Não fique frustrado com tarefas extras.

Todos nós sabemos como é ...

Você acabou de passar 10 minutos se organizando e volta para sua mesa para encontrar um e-mail de seu chefe dizendo para você largar tudo e terminar um relatório que de repente se tornou a questão mais importante e urgente do mundo.

Não fique zangado ou frustrado. Pelo menos agora você sabe se tem algo mais em sua lista que não pode esperar e pode negociar prazos estendidos para outros trabalhos de um ponto de vista informado!

ordem de multiplicação divisão adição subtração

7. Fique por dentro de tudo.

Especialmente quando você está muito ocupado, é fácil deixar sua sessão de organização diária escapar.

Você só quer ir para casa ou realmente precisa fazer outra coisa. Mas é importante manter o controle de sua programação e organização, caso contrário, tudo ficará uma verdadeira bagunça e levará horas para se desemaranhar.

Você sabe que isso faz sentido!

como encontrar a porcentagem de aumento e diminuição

Quando você pensa sobre a arrumação geral, o princípio de 'ficar no controle das coisas' realmente faz sentido. Por exemplo, se você insiste para que seus filhos guardem cada jogo de brinquedos antes de pegar o próximo: vá embora antes de Lego sair, jogo de chá de boneca antes que um quebra-cabeça possa ser aberto e assim por diante, então a arrumação no o final do dia leva muito menos tempo.

No entanto, se você deixar toda a arrumação para o final do dia, pode levar muito tempo e, nesse meio tempo, pode haver brinquedos ou pedaços de brinquedos que foram pisados ​​e quebrados, chutados para debaixo dos móveis, perdidos ou varrido em outro jogo.

As mesmas regras se aplicam à organização em geral: mantenha-se no controle e é uma questão simples de ajustar. Deixe que ele caia em cima de você e levará muito tempo para resolver.




Organizando-se ou Organizando Projetos?

Muito do que é descrito aqui é sobre como se organizar e manter seu trabalho ou vida sob controle.

Os mesmos princípios se aplicam à organização de qualquer coisa, desde uma família até um projeto ou evento.

Mais crucialmente, dedicar um tempo regularmente para pensar sobre o que você tem que fazer e quando, e em particular o que é limitado no tempo, realmente pagará dividendos.

Continua a:
Plano de ação
Habilidades de gerenciamento de projetos