Preparação para uma apresentação

Veja também: Escrevendo sua apresentação

A preparação é a parte mais importante para fazer uma apresentação bem-sucedida. É um alicerce absolutamente crucial, e você deve dedicar o máximo de tempo possível, evitando atalhos. Uma boa preparação garantirá que você tenha pensado cuidadosamente sobre as mensagens que deseja (ou precisa) comunicar em sua apresentação e também ajudará a aumentar sua confiança.

Existem vários aspectos que você precisa considerar ao preparar uma apresentação. Eles incluem o objetivo da apresentação, o assunto, o público, o local ou local, a hora do dia e a duração da palestra. Tudo isso afetará o que você diz e como o diz, bem como o ajudas visuais que você usa para transmitir seu ponto de vista.


O objetivo

Sempre que você for solicitado a fazer uma apresentação ou falar a um grupo de pessoas, comece perguntando o propósito da apresentação.



Em outras palavras, o que se espera que a apresentação alcance e que resultado (s) os organizadores e o público esperam?



Esses resultados irão moldar sua apresentação, porque ela deve ser projetada para atingir o objetivo e entregar os resultados desejados.

Por exemplo, você pode ser solicitado a dar uma palestra para um clube de jardinagem. Você pode ser informado de que o objetivo do discurso é preencher uma vaga nas reuniões regulares e que os sócios do clube expressaram o desejo de aprender mais sobre poda. Portanto, você sabe que sua palestra precisa ser divertida, bastante leve, mas bem informada, e que seu público deseja aprender algo novo.

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Ao preparar sua apresentação, não deixe de se perguntar:

“Como dizer isso vai ajudar a atingir o objetivo e os resultados?”


O sujeito

O assunto de sua apresentação ou palestra vem do objetivo. Eles estão ligados, mas não são necessariamente exatamente a mesma coisa.



Por exemplo:

  • O assunto pode ser dado a você pela organização que o convidou (como falar sobre poda para o clube de jardinagem).

  • Você pode ter conhecimento em um campo específico (talvez você tenha interesse em história local).



  • O assunto pode ser inteiramente sua escolha dentro de certas limitações (você pode, por exemplo, ser solicitado a dar um apresentação em entrevista em um projeto que você sente que desenvolveu particularmente suas habilidades).


A audiência

Antes de preparar o material para uma apresentação, vale a pena considerar seu público em potencial.

Ajustar sua palestra para o público é importante e os seguintes pontos devem ser considerados:

  • O tamanho do grupo ou público esperado.

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  • A faixa etária - uma palestra dirigida a aposentados será bem diferente de uma dirigida a adolescentes.

  • Gênero - o público será predominantemente masculino ou feminino?

  • É um público cativo ou eles estarão lá por interesse?

  • Você falará em seu trabalho ou lazer?

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  • Eles já sabem algo sobre o seu assunto ou será totalmente novo para eles? O assunto faz parte do trabalho deles?

  • Você está lá para informar, ensinar, estimular ou provocar?

  • Você pode usar o humor e, em caso afirmativo, o que seria considerado apropriado? Se você tiver alguma dúvida sobre isso, provavelmente é melhor evitar qualquer coisa, mesmo que remotamente arriscada.


O lugar

É importante ter o máximo de informações antecipadas possível sobre o lugar onde você vai falar.

Pode ser útil marcar uma visita ao local antes do evento. Ajuda muito a suprimir o medo se você puder visualizar o lugar enquanto prepara o discurso. No entanto, mesmo que você não possa visitar, provavelmente achará útil saber:

  • O tamanho da sala;

  • A disposição dos assentos (por exemplo, estilo teatro, com fileiras de assentos; ou mesa redonda);

  • A disponibilidade de equipamento, por exemplo, microfone, laptop e projetor, flip chart;

  • A disponibilidade de pontos de energia e se um cabo de extensão é necessário para qualquer equipamento que você pretende usar;

  • Se a sala tiver cortinas ou persianas. Isso é relevante se você pretende usar recursos visuais e para que possa garantir o ambiente correto para sua apresentação;

  • A posição dos interruptores de luz. Verifique se você precisa de alguém para ajudar se estiver usando equipamento audiovisual e precisar desligar as luzes;

  • A probabilidade de distrações externas, por exemplo, ruído de outra sala; e

  • A disponibilidade de estacionamento para que você não tenha uma longa caminhada carregando qualquer equipamento que precise levar.

Se essa informação não estiver disponível com antecedência, será útil chegar um pouco mais cedo, para ter tempo de configuração.


A Hora

Freqüentemente, não haverá flexibilidade na hora do dia em que a apresentação é feita. No entanto, isso afeta o que você pode fazer e como você pode organizar sua apresentação, devido ao estado provável de seu público (consulte o quadro).

Como a hora do dia pode afetar seu público


Manhã:

A melhor hora para falar é de manhã, porque as pessoas geralmente estão mais alertas. Porém, à medida que chega a hora do almoço, as pessoas começam a sentir fome e a perder a concentração. Isso é particularmente verdadeiro se o evento não incluiu uma pausa para o café.

Tarde:

Depois do almoço, as pessoas costumam se sentir sonolentas e letárgicas. Se você receber uma vaga imediatamente após o almoço, é uma boa ideia envolver o seu público. Uma discussão ou fazer o seu público se mexer funcionará muito melhor do que simplesmente apresentar muitos slides. Um flip chart também pode ser uma ferramenta mais útil do que um laptop e projetor, especialmente se isso significar que você pode abrir as cortinas e usar luz natural.

Perto do final da tarde, as pessoas tendem novamente a perder a concentração, pois começam a se preocupar em chegar em casa, o trânsito ou pegar os filhos na escola.

Noite ou fim de semana:

Fora do horário normal de expediente, as pessoas têm mais probabilidade de estar presentes porque querem, e não porque têm de estar. Há uma melhor chance de atenção do público à noite. No entanto, se a apresentação se prolongar por muito tempo, as pessoas podem ter que sair antes de você terminar. As pessoas também serão menos tolerantes com uma apresentação ruim porque você está no tempo delas, não no de seus empregadores.

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Duração da conversa

Sempre descubra quanto tempo você tem para falar e verifique se isso inclui ou exclui o tempo para perguntas.

Descubra se existem outros alto-falantes e, em caso afirmativo, onde você é colocado na ordem de execução. Nunca escolha ir por último. Cuidado com a sobrecarga, pois isso pode ser desastroso se houver outros alto-falantes seguindo você.

É importante lembrar que as pessoas têm dificuldade em manter a concentração por longos períodos de tempo. Esta é uma boa razão para fazer uma apresentação sucinta, bem estruturada e interessante. Planeje 45 minutos como uma apresentação máxima em uma única sessão e, de preferência, reserve pelo menos 10 ou 15 minutos para perguntas. Ninguém se importa em terminar uma sessão mais cedo.


Fornecimento de informações com antecedência

Sempre verifique quais informações você precisará fornecer com antecedência.

Os organizadores de grandes eventos e conferências geralmente gostam de ter todas as apresentações em PowerPoint vários dias antes do evento. Isso lhes dá tempo para carregar todas as apresentações e garantir que tenham a marca adequada para o evento.

Alguns eventos também precisam da biografia dos palestrantes com antecedência, para inserir na literatura da conferência. Quando for solicitado que você faça a apresentação, certifique-se de perguntar o que é necessário e quando - e depois forneça.

Você não será popular se aparecer no dia e anunciar que reescreveu completamente sua apresentação no trem. É perfeitamente possível que os organizadores não consigam acomodar isso, por exemplo, se o audiovisual for fornecido por uma empresa separada ou pelo local.


E finalmente…

Ser convidado a fazer uma apresentação é uma honra, não uma tarefa árdua.

Você está representando sua organização ou a si mesmo, se for autônomo. Você também não está ali por direito, mas por convite. Portanto, é importante que você dedique tempo e esforço para garantir que fornecerá o que seu público deseja. Assim, você pode ser convidado a voltar em outra ocasião.


Continua a:
Organizando o material de apresentação