Habilidades de gerenciamento de projetos

Veja também: Planejamento de Projeto

O que é gerenciamento de projetos?

Você pode ter ouvido falar muito sobre gerenciamento de projetos e pensar que é um processo complexo. Muitas pessoas acham a ideia de gerenciamento de projetos um pouco assustadora.

Fundamentalmente, no entanto, o gerenciamento de projetos é decidir o que precisa ser feito e, em seguida, garantir que isso aconteça.

Colocado assim, soa e é muito mais simples.



Qualificações de gerenciamento de projeto

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Aqueles com uma qualificação de gerenciamento de projeto - geralmente PRINCE2 ou seu predecessor PRINCE, que significa 'projetos em um ambiente controlado' - muitas vezes fazem os processos envolvidos no gerenciamento de projetos parecerem muito complicados.

Aqueles que fornecem treinamento em gerenciamento de projetos também têm interesse em manter essa impressão.

Embora não haja dúvidas de que o gerenciamento formal de projetos evitou que alguns projetos realmente grandes fossem executados ao longo do tempo e do orçamento, a grande maioria dos projetos na maioria das organizações e em casa não exige uma qualificação formal em gerenciamento de projetos.

No entanto, sugerimos que, para um grande número de projetos realizados rotineiramente por empresas e indivíduos, algumas práticas básicas e bastante simples, usadas de forma consistente, podem garantir que os projetos entreguem resultados dentro do prazo e do orçamento.


Regras básicas de gerenciamento de projetos

Boa gestão de projetos, como gerenciamento de riscos , é uma atividade de equipe.

Um dos elementos úteis do gerenciamento formal de projetos é que ele o força a reunir as pessoas certas para executar o projeto. Também tem a vantagem de exigir uma boa documentação.

Isso nos dá duas regras fundamentais de gerenciamento de projetos:



  1. Decida quem precisa estar envolvido desde o início, e faça com que eles cheguem a um acordo sobre o escopo, os resultados desejados e os prazos do projeto.

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    Este grupo deve ser formalmente designado como Mesa de projeto , e ser responsável pelo projeto.

  2. Documente tudo . Você precisa anotar e revisar regularmente seu escopo, resultados desejados e prazos, e quem é responsável por cada tarefa.



    Também é útil documentar qualquer coisa relacionada ao projeto, até mesmo ligações telefônicas casuais. Mantenha um livro ao lado do telefone e adquira o hábito de escrever notas durante as ligações. Também pode ser útil enviar um e-mail para a pessoa com quem você conversou após a ligação, informando sobre o que você discutiu e concordou.

    Sim, parece burocrático, mas você ficaria surpreso com a frequência com que duas pessoas emergem de uma conversa com ideias completamente diferentes do que foi acordado. Escrevê-lo e compartilhá-lo garante que os mal-entendidos não durem muito.

Documentação do projeto

Há uma série de peças essenciais de documentação de projeto que você, como gerente de projeto, precisa preparar completamente.

Você também precisará dedicar algum tempo para garantir que essas folhas de papel sejam lidas e aprovadas por todos os envolvidos, se necessário, posicionando-se sobre elas enquanto o fazem. Por mais demorado que esse processo seja, o investimento vale a pena, pois pode economizar muito tempo e poupar muito tempo no futuro.



A boa documentação do projeto inclui:


  • Um resumo de uma página do projeto, que define o patrocinador do projeto, o gerente do projeto, o escopo, os prazos importantes, o orçamento e um 'argumento de venda' do projeto, ou a forma como você o descreveria para o CEO se o encontrasse no elevador ( ou elevador) e ele perguntou no que você estava trabalhando.
  • Um cronograma / plano de projeto, que define quanto tempo cada tarefa levará, as restrições de cada uma e quem estará envolvido.
  • Um orçamento, incluindo pessoas e recursos financeiros, o que muitas vezes pode ser a coisa mais difícil de concordar.
  • Uma análise de risco. Veja nossa página em Gerenciamento de riscos para mais informações sobre como fazer isso.

Gráficos de gantt

Provavelmente o mais demorado para preparar, mas o mais essencial, é o plano do projeto ou o cronograma.

Uma das formas mais úteis é chamada de Gráfico de Gantt .

Isso é definido de forma visual:

  • Todas as tarefas que devem ser concluídas durante o projeto;
  • Quaisquer restrições sobre quando as tarefas podem ser concluídas, como quais tarefas devem ser concluídas antes que outras possam começar, ou prazos específicos;
  • A duração provável e máxima de cada tarefa;
  • Os recursos que serão dedicados a cada tarefa; e
  • O caminho crítico, ou em termos científicos, as 'etapas limitantes da taxa', as tarefas que definirão a duração do projeto porque não podem ser encurtadas.

Um gráfico de Gantt simples geralmente se parece com isto:

Exemplo de Gantt Chart skillsyouneed.com (c) 2014

Porque mostra as ligações entre as tarefas, tal diagrama ajuda a evitar que você caia na armadilha da 'caixa do milagre', como em ' nesta área, um milagre acontecerá que nos levará de onde estamos para onde precisamos estar '.

Para obter mais informações sobre outro método para evitar a 'caixa do milagre', o uso de diagramas causais, dê uma olhada em nossa página em Pensamento estratégico .

Aviso!


Você precisa de muitas informações para preparar um gráfico de Gantt, algumas das quais serão estimadas.

Quanto mais você estimar, menos preciso será, e você pode precisar revisitar suas estimativas várias vezes antes de chegar a um acordo sobre um cronograma com o patrocinador do projeto ou o Conselho do Projeto.

quando você quiser ter uma discussão séria com seu parceiro,

No entanto, se você fizer estimativas realistas do tempo necessário para cada tarefa, dentro das restrições de recursos, e seu gráfico de Gantt mostrar seu projeto terminando três meses após a data de término desejada, você provavelmente precisará renegociar os prazos.

Este processo é denominado ‘ gestão de expectativas ' e, como um bom planejamento, evitará problemas mais tarde.


Sua próxima tarefa como gerente de projeto é dar início ao trabalho. Se você fez o planejamento, isso deve ser relativamente simples, pois todos os envolvidos saberão o que estão fazendo. Você só precisará verificar periodicamente se tudo está indo de acordo com o planejado.


Atualizações regulares do projeto

Como gerente de projeto, é seu trabalho obter atualizações regulares dos gerentes de tarefas, para garantir que o projeto esteja no caminho certo. Você também precisa relatar o progresso do projeto para o ' Mesa de projeto ', e informá-los sobre quaisquer problemas emergentes.

características de um orador público eficaz

Suas atualizações de líderes de tarefas não precisam ser formais. Eles podem ser tão simples quanto uma conversa telefônica regular sobre o progresso. No entanto, você pode preferir uma estrutura de relatório mais formal, como um relatório de uma página. Isso poderia ser em formato de semáforo, com os gerentes de tarefas solicitados a dizer se sua tarefa está no caminho certo (verde), com risco de atraso ou problemas (âmbar) ou sofrendo atrasos ou problemas (vermelho).



Sabe o que está acontecendo


Como gerente de projeto, é crucial que você saiba o que está acontecendo. É melhor não confiar em relatórios formais, pois podem ser enganosos. Vá lá e converse com os gerenciadores de tarefas. Conheça-os e construa bons relacionamentos, para que, quando surgirem problemas, você seja a primeira pessoa para quem eles ligam, e não a última. Embora não seja necessariamente seu trabalho resolver os problemas de todos, você pode descobrir que sua posição lhe dá uma visão geral, o que significa que você pode mediar entre os gerentes de tarefas e resolver problemas emergentes, desde que você os conheça o quanto antes.

Negociação e Renegociação

Finalmente, os gerentes de projeto precisam ter forte habilidades de negociação .

Você precisa estar preparado para negociar e renegociar escopo, especificação, orçamento, prazos e cronogramas com o comitê do projeto e com os gerentes de tarefas. Flexibilidade, organização e capacidade de pensar estrategicamente e focar no que é realmente importante são fundamentais, então dê uma olhada em nossas páginas em Habilidades de Organização e Habilidades de pensamento estratégico .




Finalmente…

Embora a disciplina formal do gerenciamento de projetos tenha surgido dos projetos em um ambiente de trabalho, você pode aplicar as ideias a qualquer área da vida em que precise realizar alguma coisa.

Raramente dói considerar o que você precisa fazer primeiro, o que pode ser feito enquanto outra coisa está em andamento e quanto tempo levará antes de iniciar uma tarefa.

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