Planejamento de Projeto

Veja também: Plano de ação

Nosso Gerenciamento de projetos A página define os fundamentos de como gerenciar projetos, incluindo a elaboração de um plano de projeto. Esta página fornece mais detalhes sobre este processo. Explica os elementos de um plano de projeto e sugere uma maneira de prepará-lo. Ele também oferece uma maneira visual de representar um plano de projeto e cronograma.

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Costuma-se dizer que uma imagem vale mais que mil palavras. Em caso afirmativo, vale a pena descobrir um pouco sobre como fazer desenhos que representem o seu plano de projeto!

Esta página o ajudará a entender como fazer isso e também como envolver outras pessoas em seu planejamento.



Trabalho em equipe


O planejamento do projeto é uma atividade de equipe, não feita por você, a menos que você seja a única pessoa envolvida no projeto. Todos os envolvidos devem participar da elaboração do plano do projeto e concordar com prazos, recursos e o que precisa ser feito, e também devem ser capazes de ver o plano do projeto continuamente para verificar o que precisa ser feito.


Os blocos de construção do planejamento de projetos

Os dois blocos básicos de construção dos planos de projeto são tarefas e Milestones .

  • Tarefas são as peças de trabalho que precisam ser feitas antes que o projeto seja concluído. Eles duram um período de tempo e requerem recursos, pessoas ou dinheiro.
  • Milestones são conquistas, que acontecem em um determinado momento. Eles não têm requisitos de recursos, mas são alcançados como resultado da conclusão da tarefa.

Preparando um Plano de Projeto

Uma das melhores maneiras de planejar o projeto envolve uma sessão de duas ou três horas com todas as pessoas-chave presentes, usando duas cores de post-its e um quadro branco para mapear o que precisa ser feito, quando e por quem. Simples mas efetivo.

O processo deve ser executado mais ou menos assim:

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  1. Usando uma cor de post-its, anote todos os marcos que você precisa alcançar no caminho para o resultado do projeto e numere-os em ordem cronológica. Cole-os todos no lado esquerdo do tabuleiro.
  2. Para cada marco, identifique quaisquer outros que precisam ser alcançados primeiro, antes que um possa ser iniciado ou concluído (precursores) e escreva-os no post-it para esse marco.
  3. Agora, em uma cor diferente de post-its, identifique todas as tarefas que precisam ser realizadas para atingir cada marco. Use o bom senso para decidir em qual nível de granularidade você deseja trabalhar. Por exemplo, se o seu projeto abrangente for um exercício de recrutamento, convém definir cada etapa, desde a preparação de descrições de cargos, passando por publicidade, peneiração, entrevistas, realização de verificações e oferta de emprego. No entanto, para um projeto muito maior, você pode incluir uma tarefa para ‘recrutar o administrador do projeto’.
  4. Para cada tarefa, identifique quais marcos eles alimentam e escreva o número do marco no post-it da tarefa. Escreva as tarefas do alimentador no post-it para cada marco.
  5. Identifique quanto tempo cada tarefa vai levar e escreva no post-it da tarefa.
  6. Identifique quais recursos você precisa para realizar cada tarefa e escreva no post-it.

Nesse ponto, você pode descobrir que tem informações demais para os post-its. Em caso afirmativo, adicione outros em cores diferentes para duração e recursos ou continue com um segundo para cada tarefa e / ou marco.

  1. Agora identifique quaisquer restrições de tempo em quaisquer marcos ou tarefas, como 'deve ser concluído antes do final do ano financeiro'. Escreva-os no post-it.
  2. Faça um calendário no quadro branco, indicando a duração do projeto, período a período.
  3. Coloque todos os marcos e tarefas que têm uma restrição de tempo no lugar certo do calendário.
  4. Agora coloque todos os outros marcos e tarefas que estão vinculados àqueles com uma restrição de tempo e desenhe setas entre eles para mostrar a ordem em que precisam ser concluídos. Certifique-se de que você deixou tempo suficiente para que cada tarefa seja concluída de acordo com sua estimativa.
  5. Se você ainda tiver marcos ou tarefas, coloque-os em um local adequado.
  6. Agora você deve ser capaz de ver o 'caminho crítico', o processo que determina quanto tempo levará seu projeto.
  7. Use uma caneta de quadro branco para marcar uma possível 'folga', ou seja, onde as tarefas podem escorregar um pouco sem afetar o caminho crítico.
  8. Finalmente, veja quais recursos você precisará em um determinado período. Se precisar de recursos adicionais, certifique-se de ter tempo e dinheiro para adquiri-los.

Agora você tem um gráfico de Gantt simples e um plano de projeto!


Representando um Projeto Visualmente

Dependendo de quanto tempo seu projeto será executado, você pode ou não ser capaz de manter o quadro branco com post-its. Se você puder, esta pode ser a maneira melhor, mais flexível e mais obviamente visível de manter um registro do seu plano de projeto, que pode ser atualizado em tempo real para refletir as mudanças. No entanto, se você não puder, precisará de uma alternativa.

Software de planejamento de projeto

Um software de planejamento de projeto, como o Microsoft Project, está disponível para traçar planos de projeto. Ele pegará suas informações, na forma de listas de tarefas, com prazos, e marcos com datas, e as colocará de forma visual. Isso ajuda você a definir o que você deve fazer, quanto tempo levará e as ligações entre as tarefas.

No entanto, também pode encorajá-lo a complicar demais e se perder nos detalhes, em vez de focar no quadro geral. O resultado final provavelmente será um diagrama de tal complexidade que ninguém pode entendê-lo. Você pode, portanto, achar mais fácil usar o processo acima e, em seguida, desenhar uma imagem mais simples, como um gráfico de 'barras e estrelas'.

Bar e Star Charts

Um gráfico de barras e estrelas é uma forma simples de gráfico de Gantt.

Depois de identificar suas tarefas e marcos, qualquer pessoa pode desenhar um gráfico de barras e estrelas com régua e lápis ou com um programa como o PowerPoint.

Ele usa apenas três elementos: barras para tarefas, estrelas para marcos e conectores de cotovelo intermediários. Use os 'conectores' para unir barras e estrelas.

Um exemplo de um gráfico de estrelas e barras:

Exemplo de gráfico de barras e estrelas.

O importante é manter sua estrela e gráfico de barras simples, para que possam caber facilmente em uma única página. Se você tiver muitas tarefas e marcos, combine alguns deles para maior clareza.


Conclusão

Lembre-se de que não basta traçar um plano de projeto fantástico.

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Você também precisa implementá-lo, e isso envolve outras pessoas. Portanto, é importante garantir que seu plano de projeto seja mantido visível.

Boas maneiras de fazer isso incluem o uso de quadros brancos e manter um registro do progresso em um lugar óbvio, onde toda a equipe possa ver - e certifique-se de que todos estejam envolvidos na atualização regular, ou melhor, ainda, que possam atualizá-lo anotem eles próprios. Dessa forma, é mais provável que eles se apropriem e o projeto decole.




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