O papel do secretário

Veja também: Tomando notas

No decorrer de sua carreira, assim como em outros momentos de sua vida, pode muito bem ser solicitado que você faça a ata de uma reunião. Você pode até ser convidado a assumir um papel formal como secretário de um grupo ou organização, seja voluntário ou como um cargo remunerado.

Nessa capacidade, é essencial que você saiba o que precisa ser feito e seja capaz de fazer anotações claras e precisas, pois o papel do secretário é basicamente criar um registro oficial da reunião.

A responsabilidade do secretário

O papel do secretário em qualquer grupo formal é ser o guardião do processo de reuniões. Eles geralmente são a pessoa que toma as providências para as reuniões, incluindo AGMs, e mantém registros formais do processo e das decisões do grupo: as atas da reunião. Isso pode incluir manter registros de correspondência.



Esta página se concentra principalmente nos aspectos formais da função do secretário e, particularmente, no que se refere às reuniões.


Preparação: Antes da Reunião

Há várias coisas que o secretário precisa saber antes de uma reunião, a maioria das quais pode ser facilmente descoberta perguntando à pessoa que vai presidir a reunião.

Os mais importantes são:

  • Quem deve tomar as providências para a reunião , incluindo encontrar um local e providenciar refrescos adequados e quaisquer instalações audiovisuais? Geralmente é a secretária.
  • Quem é o responsável pela preparação da agenda? Cada cadeira terá sua própria preferência, mas isso geralmente também é uma responsabilidade do secretariado, trabalhando com a cadeira. Pode haver outras pessoas que tenham o direito de adicionar itens à agenda. Veja nossa página: Definição de uma agenda Para maiores informações.
  • O secretário tem a função de garantir que a agenda não fique sobrecarregada , que pode incluir discutir com o presidente e outros o que pode ser adiado para uma reunião posterior e o que pode ser abordado em um relatório por escrito.
  • Que tipo de notas ou minutos são necessários? Elas precisam ser atas formais que estabeleçam quem disse o quê ou notas breves que registrem as ações acordadas?
  • Com que rapidez as notas ou atas precisam ser produzidas e distribuídas após a reunião?
  • Qual é o processo de liberação das notas para publicação? Alguns moderadores gostam de aprovar minutos antes de serem enviados posteriormente, enquanto outros preferem que sejam distribuídos a vários participantes importantes ao mesmo tempo.

Se você é novo em sua função de secretário , também vale a pena saber quem se espera que participe, as organizações que representam e algumas das questões que foram levantadas em reuniões anteriores.



Isso ajudará você a entender o que está acontecendo. Você pode fazer isso observando as atas anteriores das reuniões e também perguntando ao presidente o que provavelmente será discutido.

O secretário é o responsável pelo envio dos papéis da reunião. Isso incluirá, mas não se limitará a, a agenda, a ata da última reunião e quaisquer papéis para discussão ou informação.

No Dia do Encontro

No dia da reunião, há várias coisas que o secretário precisa fazer:

  • Certifique-se de saber quem deve comparecer à reunião. Se o prédio tiver guardas de segurança, você pode precisar fornecer uma lista de participantes.
  • Chegue cedo ao local e verifique se está tudo bem. Se você for responsável pelos preparativos da reunião, certifique-se de que tudo está lá, a sala está organizada corretamente, qualquer equipamento audiovisual está funcionando, há cadeiras suficientes e todas as bebidas chegaram.
  • Você pode querer pensar um pouco sobre quem se senta onde , e até mesmo marcar nosso plano de assentos, pois isso faz uma grande diferença na forma como a reunião acontece. Você deve se certificar de que a cadeira está posicionada no centro e que você está sentado ao lado dela.
  • Certifique-se de ter muitas cópias sobressalentes de documentos para aqueles que não trouxeram uma cópia. Se houver muitos artigos, pode ser apropriado organizá-los em uma pasta usando os números das páginas / seções para que os participantes possam encontrar facilmente os artigos relacionados à discussão atual.
  • Se você estiver usando crachás , coloque-os em ordem alfabética em uma mesa ao lado da porta, onde os participantes podem pegá-los assim que chegarem.

Fazendo a ata de uma reunião

Boas-vindas e apresentações

A ata deverá incluir uma lista completa dos presentes e de todos os que enviaram desculpas.

Para evitar que você rabisque freneticamente enquanto as pessoas se apresentam ao redor da mesa, distribua uma folha de inscrição pedindo às pessoas que forneçam seus nomes, organizações e detalhes de contato. Anote quaisquer desculpas por ausência fornecidas durante as apresentações: as pessoas muitas vezes se apresentam como 'substituto de fulano e, a propósito, ele / ela envia suas desculpas'.

O Negócio Principal

O modo como você faz anotações na reunião depende de quão formal as atas precisam ser.



Se você estiver relatando apenas um breve resumo da discussão, mais quaisquer pontos de ação, poderá ouvir a discussão e resumi-la em forma de nota.

Se, no entanto, espera-se que você anote os pontos principais feitos por oradores individuais, então você precisará fazer um conjunto mais completo de notas, incluindo os nomes ou iniciais dos oradores.

É uma questão de escolha se você usa um laptop ou caneta e papel para fazer anotações, embora seja bom verificar com o presidente com antecedência, especialmente em uma função paga.

qual é o propósito de uma agenda



Dicas úteis para escrever minutos


  • Desenvolva sua própria abreviatura para palavras-chave, frases ou jargões em seu campo de modo que você possa usar apenas as iniciais para frases comuns.
  • Use as iniciais para identificar os oradores em suas anotações. Se você não tiver certeza do nome, use a organização: ninguém se oporá a ser identificado como ‘Representantes da organização x’, mas visualizações não atribuídas podem causar problemas.
  • Se várias pessoas fizerem o mesmo ponto, basta adicionar 'X e Y concordaram'.

Veja nossa página: Tomando notas Para maiores informações.

Apoiando o Processo

É função do presidente gerenciar o processo da reunião, mas há várias coisas que o secretário pode fazer para ajudar.

Esses incluem:

  • Silenciosamente, passe uma nota ao presidente destacando quaisquer problemas com o horário da agenda, ou atrasos, ou quando o café está para chegar.
  • Recapitule e resuma a discussão. Isso é particularmente útil quando as pessoas estão começando a fazer os mesmos pontos novamente.
  • Peça esclarecimentos sobre um ponto específico, se você não entender. As chances são de que, se você não fizer isso, outros também não o farão e, de qualquer forma, você precisa entendê-lo para fazer o minuto corretamente.
  • Uma vez que uma ação foi acordada, verifique quem vai realizá-la. Não é incomum que uma reunião concorde que uma ação é necessária e o que é essa ação, sem designar quem é o responsável por ela. Você, como secretário, pode garantir que isso não aconteça.

Dependendo do tipo de organização, se você está em um nível razoavelmente júnior ou se a função é voluntária e você é um membro eleito de um comitê, é provavelmente melhor discutir essas responsabilidades com o presidente com antecedência para garantir que sua intervenção será bem vindo.

AVISO!


É fácil se distrair com uma discussão interessante e esquecer de escrever qualquer coisa. Tente manter o foco em sua tarefa o tempo todo, mesmo quando a discussão estiver girando em círculos. O presidente pode chamá-lo para recapitular a qualquer momento.


Depois da reunião

Agora o trabalho realmente começa!

É melhor começar a escrever as atas o mais rápido possível após a reunião. Por mais transparentes que suas anotações tenham parecido na reunião, elas não serão tão claras 24 horas depois, e se você deixá-las por duas semanas, vai se perguntar se era realmente você na reunião.



As atas devem seguir a ordem da ordem do dia. Mesmo que alguém revisite um determinado tópico posteriormente na reunião, você deve incluir essa discussão no item original da pauta. Certifique-se de incluir todos os pontos-chave feitos na discussão, quaisquer decisões tomadas e ações acordadas, juntamente com quem é responsável pelas ações.

Os minutos são quase sempre escritos no passado , e geralmente na voz passiva (“X estabeleceu que y precisava acontecer; foi acordado que Z seria o responsável”). Use 'gostaria' em vez de 'vontade' para o que vai acontecer, especialmente com minutos formais.

É uma questão de estilo usar nomes, títulos mais sobrenomes ou iniciais para se referir a quem fala. Verifique com a cadeira ou observe os minutos anteriores para ver o que foi feito antes e use a mesma abordagem de forma consistente.

Verificando e aprovando

Se você for novo na redação de minutas, pode ser aconselhável enviá-las a uma ou duas pessoas de confiança para verificar e comentar antes de distribuí-las mais amplamente.

Provavelmente, uma dessas pessoas deveria ser o presidente, a menos que eles próprios tenham pedido que você os enviasse primeiro para outra pessoa. Depois de aprovada pelo presidente, as atas podem ser divulgadas de forma mais ampla aos presentes e, se necessário, publicadas em um site na Internet. Esteja ciente de que os participantes podem desejar corrigir quaisquer erros, e as correções deverão ser incorporadas nas próximas atas.

Mais sobre reuniões:
Reuniões de planejamento | Definição de uma agenda
O papel do presidente
Reuniões conscientes