A vida secreta das reuniões online: nossa entrevista com o especialista Wayne Turmel

Wayne Turmel

Wayne Turmel é muitas coisas. Canadense que mora em Las Vegas, ele é um ex-comediante de stand-up, um podcaster de sucesso e um romancista. Mas, acima de tudo, Turmel é um especialista em liderança remota .



Como tal, Turmel não tem medo de cair e se sujar com o âmago da questão reuniões virtuais . Na verdade, ele até escreveu um livro sobre isso. “Reunir-se como você pensa: um guia do líder para reuniões virtuais produtivas e indolores” é um volume pequeno que está repleto de dicas e truques práticos.

“Eu simplesmente cansei de ver as pessoas reclamando de suas reuniões terríveis”, ele explica em nosso podcast Entrevista com Especialistas. “Eles me dariam todos os tipos de motivos - eles se desviam do caminho, não realizam o que vão fazer, eles afastam você de outros trabalhos valiosos. Eu meio que pensei, ‘Você sabe, eles não precisam.’ ”



Nisso clipe de áudio em nosso podcast Entrevista com Especialistas, Turmel nos conta como as plataformas de reunião online estão evoluindo para atender às necessidades de mudança das equipes virtuais. https://www.mindtools.com/blog/wp-content/uploads/2019/04/BlogAudio_WayneTurmel.mp3

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Reuniões de Sucesso

Em seu livro, Turmel cobre tudo, desde o formato e conteúdo de sua agenda até o melhor uso de plataformas de reunião online.



Turmel acredita que as agendas são heróis anônimos de reuniões de sucesso . “Não há nada que afete mais a sua cultura de reuniões do que a maneira como você lida com a agenda”, ele me diz. “E, no entanto, é o que raramente é feito, ou feito corretamente.”

A chave para uma boa agenda

Então, como é uma boa agenda? Em nossa entrevista, Turmel afirma que há cinco peças-chave.

“Lá está o logística parte: quando é a reunião, quanto tempo dura, como faço para entrar? Essas coisas boas. Há um claro propósito declarado para a reunião: por que estamos nos encontrando e por que estou sendo convidado para isso? O próximo é o resultado desejado : no final desta reunião o que vamos ter alcançado? Então, quais são os expectativas dos participantes, para que possam ser devidamente preparados? Preciso que você leia este documento e esteja preparado com suas dúvidas e sugestões.

geralmente é fácil bloquear distrações físicas e mentais ao ouvir um palestrante.



“Então, a peça final é qualquer preparação que possamos dar aos participantes em termos de documentos, heads up, de onde paramos na última reunião, para que, quando as pessoas aparecerem, saibam por que estão lá. Eles sabem o que devem alcançar. ”

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Noivado

Uma dica pequena, mas poderosa, que ele compartilha é colocar um agenda preliminar no alerta de reunião original. Ele pode ser seguido com os detalhes mais tarde, mas se estiver lá quando os participantes abrirem o convite pela primeira vez, a reunião receberá um forte empurrão na direção certa.

Mas mesmo que as pessoas venham preparadas, o líder da reunião precisa mantê-las engajadas, ou essa oportunidade preciosa de colaborar e seguir em frente se transforma em meia hora de gerenciamento de e-mail pessoal no mudo. Quais ferramentas podem ajudar com isso?



“Você quer envolver as pessoas visualmente, auditivamente e cinestésicamente, então as webcams são imensamente úteis”, diz Turmel, acrescentando a ressalva de que, em grandes reuniões, nem sempre é prático que todos estejam visíveis.

Usando o bate-papo

O chat é outra ferramenta útil que “aproveita as reuniões na web acima das chamadas em conferência”. Teleconferências são ótimas para extrovertidos, ele aponta, mas o bate-papo serve para extrovertidos e introvertidos e todos os outros.

Funciona especialmente bem para equipes internacionais. Pessoas com uma primeira língua diferente geralmente se sentem mais confortáveis ​​escrevendo inglês do que falando. E, no texto, os acentos quase desaparecem, minimizando a chance de mal-entendidos.

O chat é igualmente útil para mensagens privadas. Você pode enviar uma mensagem de texto a um participante para verificar se ele está disposto e pronto para contribuir publicamente, antes de chamá-lo.

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Melhor ainda, os líderes podem pedir a outra pessoa para monitorar o bate-papo. “Dessa forma, não tento falar, ouvir, lembrar o que vou dizer, ler o bate-papo e escrever no quadro branco de uma vez”, diz Turmel. “Porque (se eu fizesse) minha cabeça explodiria.”

Ouça a entrevista completa de 30 minutos com Wayne Turmel no Mind Tools Club.

Boas agendas e bate-papo são duas ferramentas que podem manter as pessoas engajadas em reuniões online. Quais são seus favoritos? Junte-se à discussão abaixo!