Habilidades de gestão de tempo

Pegue nosso: Quão boas são suas habilidades de gerenciamento de tempo? Questionário

Você já se perguntou como é possível que algumas pessoas pareçam ter tempo suficiente para fazer tudo o que desejam, enquanto outras estão sempre correndo de uma tarefa para a outra e nunca parecem terminar nada?

Não pode ser apenas que algumas pessoas tenham menos o que fazer. É muito mais provável que eles estejam usando seu tempo de forma mais eficaz: em outras palavras, mostrando boas habilidades de gerenciamento de tempo.

Gerenciamento de tempo é a capacidade de usar seu tempo de forma produtiva e eficiente. Você também pode pensar nisso como a arte de ter tempo para fazer tudo o que você precisa, sem se sentir estressado com isso. Parece simples, mas é muito mais difícil na prática. Esta página explica alguns dos princípios por trás do bom gerenciamento do tempo.




A importância da gestão do tempo

Habilidades de gerenciamento de tempo são essenciais porque poucos, ou nenhum, de nós têm tempo suficiente para fazer tudo o que nos é pedido ou que queremos fazer.

A gestão do tempo é definida como usar o seu tempo de forma produtiva e eficiente - mas e quando você está trabalhando da forma mais produtiva possível, e você ainda não consegue fazer tudo? Pode ser melhor pensar no gerenciamento do tempo como uma combinação de trabalho produtivo e priorização do seu tempo.



Em outras palavras, as pessoas que são boas em administrar o tempo são boas em progredir e fazer as coisas. Eles também são, no entanto, melhores em priorizando , e descobrindo o que mesmo precisa ser feito - e depois descartando as outras coisas.

Eles podem fazer isso porque entendem a diferença entre urgente e importante.

  • ' Urgente' as tarefas exigem sua atenção imediata, mas se você realmente lhes dá essa atenção pode ou não importar.



  • 'Importante' as tarefas são importantes e não cumpri-las pode ter consequências graves para você ou para outras pessoas.

Por exemplo:

  • Atender o telefone é urgente . Se você não fizer isso, o chamador desligará e você não saberá por que ligou - e pode ser importante. No entanto, também pode ser uma voz automática informando que você pode ter direito a uma indenização por ter vendido um seguro por engano. Isso não é importante.



  • Ir ao dentista regularmente é importante (ou assim nos disseram). Se não fizer isso, você pode pegar doenças nas gengivas ou outros problemas. Mas não é urgente. Se você demorar muito, no entanto, pode se tornar urgente porque você pode ter dor de dente.

  • Pegar seus filhos na escola é urgente e importante . Se você não chegar na hora certa, eles ficarão esperando no parquinho ou na sala de aula, preocupados com onde você está. Você também pode incomodar outras pessoas, como professores que estão esperando com seus filhos pela sua chegada.

  • Ler e-mails engraçados ou verificar o Facebook não é urgente nem importante . Então, por que é a primeira coisa que você faz a cada dia? Veja nossa pagina minimizando distrações para ajudá-lo a reconhecer e evitar outras coisas que podem distraí-lo de realizar suas tarefas urgentes e importantes.



Essa distinção entre urgente e importante é a chave para priorizar seu tempo e sua carga de trabalho, seja no trabalho, em casa ou nos estudos.

Ele permite que você decida o que fazer primeiro e o que pode ser deixado para mais tarde ou não feito. Por exemplo, se você deixar uma tarefa urgente, mas sem importância, poderá descobrir que ela se torna desnecessária.

Usando uma grade como o matriz de prioridade abaixo pode ajudá-lo a organizar suas tarefas em suas categorias apropriadas:

A Matriz de Prioridades ajuda a categorizar as tarefas de acordo com sua urgência e importância.

Usando a matriz de prioridade

Para usar a matriz de prioridade, é melhor revisar suas tarefas diariamente. A cada dia, pergunte-se:

  • Qual das minhas tarefas precisa ser feita nas próximas 48 horas?

    Essas são as tarefas 'urgentes'.

  • Das tarefas urgentes, quais são as mais importantes?

    É uma boa ideia listar suas tarefas em ordem de importância, em vez de dar a elas uma distinção absoluta de 'importante / não importante'.

  • Das tarefas não urgentes, quais são as mais importantes?

    Novamente, é uma boa ideia listá-los em ordem, em vez de dar-lhes uma distinção absoluta.

Agora use as respostas a essas perguntas para alocar suas tarefas para as caixas na matriz de prioridade, seguindo estas regras:

  • Cada caixa deve conter não mais do que cerca de sete ou oito tarefas .

  • Comece com a caixa ‘Faça agora’ .

  • Crucialmente, não adie coisas urgentes ou importantes só porque são desagradáveis. Eles não vão ficar melhores por procrastinar.

    Se é sua função comer um sapo, é melhor fazer isso logo de manhã. E se é sua função comer dois sapos, é melhor comer o MAIOR primeiro.


    Mark Twain

  • Em seguida, olhe para o tarefas menos urgentes, mas ainda importantes . Decidir o que você vai fazer com eles e, em seguida, reserve um tempo em sua agenda para fazê-los, ou considere delegá-los a outra pessoa.

  • Delegar as tarefas urgentes, mas mais fáceis / menos importantes.

  • Agora elimine as tarefas não urgentes e não importantes.

  • Finalmente, faça o trabalho. Comece sua lista ‘Faça agora’. Quando terminar, passe para o trabalho ou tarefas agendadas.

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Se houver mais tarefas que você possa gerenciar em qualquer quadrante, é hora de a) fazer algumas, b) delegar algumas ou c) eliminar algumas.

A poda regular de sua matriz dessa forma garantirá que você possa se concentrar no que realmente importa e manter o fluxo de trabalho.

Um julgamento individual


A urgência e / ou importância de uma tarefa não é absoluta. Só você pode decidir o que realmente acha que é importante ou urgente.

Algumas pessoas, por exemplo, preferem esperar até que sejam solicitados uma segunda vez para um trabalho antes de começar a executá-lo. Se nunca mais forem solicitados, eles nunca começarão o trabalho - eles simplesmente decidem que não é importante o suficiente para ninguém gastar seu tempo.


Lembre-se também de que você e sua saúde são importantes . Só porque você tem muito o que fazer, não significa que fazer algum exercício, caminhar 10 minutos ou arranjar tempo para comer adequadamente não seja importante. Você não deve ignorar sua saúde física ou mental em favor de atividades mais 'urgentes'.

Aviso!


Urgência e / ou importância não é um status fixo. Você deve revisar sua lista de tarefas regularmente para se certificar de que nada deve ser movido porque se tornou mais urgente e / ou importante.

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O que você pode fazer se uma tarefa importante for continuamente prejudicada na lista por tarefas mais urgentes, mas ainda assim importantes?

Primeiro, considere se isso é genuinamente importante. Isso realmente precisa ser feito, ou você acabou de dizer a si mesmo que deveria fazer isso?

Se for realmente importante, considere delegá-lo. Veja nossa página em Delegando habilidades para mais.

Estudo de caso:
Uma situação ganha-ganha na delegação


Jenny era a líder de uma equipe ocupada e altamente reativa, com demandas constantes e urgentes de seu tempo. Ela sabia que precisava pensar sobre a estratégia de longo prazo para sua equipe, mas era muito difícil reservar tempo.

Em uma discussão de desenvolvimento, Sara, uma de sua equipe, expressou seu desejo de fazer um trabalho mais estratégico para desenvolver suas habilidades. Jenny viu uma oportunidade para os dois e ofereceu a Sara a oportunidade de mapear a estratégia para a equipe.

Sara aproveitou a chance e produziu um plano cuidadosamente considerado que foi uma grande base para trabalhos futuros.

Pessoal vs. Profissional

E o equilíbrio entre as prioridades pessoais e profissionais? Existem duas maneiras de gerenciar isso:

  1. Incluir ambos na mesma matriz

    Vantagens: seus itens pessoais não se perdem.

    Desvantagens: você precisará encontrar um equilíbrio entre itens pessoais e de trabalho.

  2. Use duas matrizes separadas e aloque intervalos de tempo separados para lidar com cada

    Vantagens: significa que você pode lidar com ambos, com uma visão realista sobre a urgência.

    Desvantagens: pode ficar bem complicado.

A escolha é sua - o segredo é fazer com que funcione para você.


Outros princípios de boa gestão do tempo

A matriz de prioridade é, portanto, a chave para priorizar sua carga de trabalho. No entanto, a gestão do tempo é mais do que apenas priorização: trata-se também de poder trabalhar de forma mais produtiva. Existem várias outras maneiras pelas quais você pode melhorar sua eficiência e produtividade.

  • Manter arrumado

    Para alguns de nós, a desordem pode ser uma distração real e genuinamente deprimente.

    Arrumar as coisas pode melhorar a auto-estima e a motivação. Você também achará mais fácil ficar por dentro de tudo se seu espaço de trabalho estiver organizado e se você mantiver seus sistemas atualizados.

    Dica principal para arrumar:


    Crie três pilhas de suas coisas: Keep, Give Away e Throw Away.

    • Guarda , se precisar mantê-lo em seus registros ou fazer algo com ele. Se precisar de ação, adicione-o à sua lista de tarefas.
    • Doar , se você não quiser, mas outra pessoa pode ser capaz de usá-lo, e / ou é um trabalho que pode e deve ser delegado.
    • Jogar fora (ou reciclar) por coisas que não têm valor para você ou qualquer outra pessoa.

  • Use uma lista de tarefas

    Quer sejam eletrônicas ou impressas, as listas são uma boa maneira de lembrar o que você precisa fazer e de ver rapidamente o que você esqueceu.

    Considere destacar os itens mais importantes de alguma forma e lembre-se de retirar os itens da lista quando eles estiverem completos e / ou não precisarem mais ser feitos.

  • Escolha o seu momento

    Todos nós temos horários do dia em que trabalhamos melhor. É melhor programar as tarefas difíceis para esses momentos.

    No entanto, você também precisa agendar coisas que precisam ser feitas em horários específicos, como reuniões ou uma viagem aos correios.

    Outra opção útil é ter uma lista de pequenas tarefas importantes, mas não urgentes, que podem ser feitas em dez minutos estranhos entre as reuniões: será o momento ideal para enviar aquele e-mail confirmando as datas dos feriados?

  • Não procrastine, mas pergunte por que você é tentado

    Se uma tarefa é genuinamente urgente e importante, prossiga com ela.

    Se, no entanto, você se pega dando desculpas por não fazer algo, pergunte-se por quê.

    Você pode estar em dúvida se deveria estar fazendo a tarefa. Talvez você esteja preocupado com a ética ou não ache que é a melhor opção. Nesse caso, você pode descobrir que outros concordam. Converse sobre isso com colegas ou seu gerente, se estiver no trabalho, e com a família ou amigos em casa, e veja se há uma alternativa que poderia ser melhor.

  • Não tente fazer várias tarefas

    Geralmente, as pessoas não são muito boas em multitarefas, porque nosso cérebro leva tempo para se reorientar.

    É muito melhor terminar um trabalho antes de passar para outro. Se você tiver que fazer várias tarefas diferentes, tente agrupá-las e execute tarefas semelhantes consecutivamente.


Fique calmo e mantenha as coisas em perspectiva

Talvez a coisa mais importante a lembrar seja manter a calma. Sentir-se sobrecarregado por muitas tarefas pode ser muito estressante. Lembre-se de que o mundo provavelmente não vai acabar se você deixar de cumprir sua última tarefa do dia, ou deixá-la para amanhã, especialmente se você priorizou com sensatez.

Ir para casa ou dormir cedo, para estar apto para amanhã, pode ser uma opção muito melhor do que cumprir um prazo auto-imposto ou externo que pode nem ter importância.

Reserve um momento para fazer uma pausa e colocar sua vida e prioridades em perspectiva, e você verá que a visão muda substancialmente!


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Minimizando distrações
Evitando procrastinação
Equilíbrio Trabalho-Vida